Cách quản lý tồn kho nhà thuốc hiệu quả

[Dược sĩ Phạm Cao Hà]

1. Quản lý tồn kho nhà thuốc là gì?​

Quản lý tồn kho nhà thuốc là quá trình theo dõi, kiểm soát số lượng và chất lượng thuốc, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế,… trong kho nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt hàng hóa.

2. Tại sao cần quản lý tồn kho nhà thuốc?​

• Đảm bảo hàng hóa luôn đủ để phục vụ khách hàng.
• Giảm thất thoát do hết hạn sử dụng, hư hỏng hoặc thất lạc.
• Tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và kiểm soát chi phí.
• Đáp ứng các quy định pháp luật về bảo quản và phân phối dược phẩm.

3. Nguyên tắc quản lý tồn kho hiệu quả​

• Tuân thủ nguyên tắc FIFO (First In, First Out): Thuốc nhập trước phải được xuất trước để tránh tồn kho quá hạn.
• Thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Giúp cân bằng lượng hàng, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Sử dụng phần mềm quản lý: Hỗ trợ theo dõi chính xác số lượng, hạn dùng, đơn giá, lịch sử nhập xuất.
• Kiểm kê định kỳ: Đối chiếu sổ sách với thực tế, phát hiện sai sót kịp thời.
• Bảo quản thuốc theo đúng điều kiện: Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại thuốc.

4. Các bước quản lý tồn kho nhà thuốc hiệu quả​

Bước 1: Thiết lập danh mục thuốc và phân nhóm hàng hóa

• Chia nhóm theo công dụng: Thuốc kê đơn, OTC, thực phẩm chức năng, dược mỹ phẩm, thiết bị y tế.
• Ghi rõ nguồn gốc, hạn sử dụng, giá bán, điều kiện bảo quản.

Bước 2: Theo dõi nhập – xuất – tồn kho

• Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc gpp hoặc sổ sách để ghi nhận chi tiết các giao dịch.
• Kiểm tra, đối chiếu với số lượng thực tế để tránh thất thoát.

Bước 3: Duy trì mức tồn kho hợp lý

• Xác định mức tối thiểu – tối đa cho từng loại hàng hóa.
• Khi lượng tồn kho chạm mức tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để đặt hàng kịp thời.

Bước 4: Kiểm kê và rà soát chất lượng định kỳ

• Kiểm kê hàng tháng hoặc hàng quý để phát hiện sai lệch.
• Kiểm tra hạn dùng và bố trí thuốc theo nguyên tắc FIFO.

Bước 5: Xử lý hàng tồn đọng, cận date

• Áp dụng chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp nếu có thể.
• Loại bỏ hàng hết hạn đúng quy định để đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật.

Bước 6: Báo cáo và tối ưu quy trình tồn kho

• Phân tích dữ liệu tồn kho để điều chỉnh chính sách nhập hàng.
• Dự báo nhu cầu dựa trên xu hướng tiêu dùng để tối ưu hóa nguồn hàng.

5. Lợi ích khi áp dụng quản lý tồn kho chặt chẽ​

• Tăng doanh thu, tối ưu chi phí nhờ kiểm soát hàng hóa hiệu quả.
• Giảm rủi ro thất thoát, mất mát, hết hạn sử dụng.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành nhà thuốc.
• Hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh khi có hệ thống quản lý chặt chẽ.

Kết luận​

Quản lý tồn kho nhà thuốc hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng. Việc áp dụng các nguyên tắc kiểm soát kho chặt chẽ giúp nhà thuốc vận hành trơn tru, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ đúng các quy định về phân phối dược phẩm.